Hilfe-Center
Themen
  1. Hilfe-Center
  2. Sicherheit und Datenschutz

Überblick

Wer kann meine Anleitungen sehen?

Im Workspace sehen Mitglieder Anleitungen je nach Teams und Ordnern. Ohne Konto sieht sie nur, wer Link oder QR-Code hat, und nur die veröffentlichte Fassung.

Stand · GIRI 12.80.1

Kurz gesagtIm Workspace sehen Mitglieder Anleitungen je nach Teams und Ordnern, der Admin sieht alles. Ohne Konto sieht eine Anleitung nur, wer ihren Link oder QR-Code hat, und auch dann nur die veröffentlichte Fassung.

Im Workspace, mit Anmeldung

  • Ordner ohne Team: Alle Mitglieder des Workspace sehen die Anleitungen darin.
  • Ordner mit Teams: Nur die Mitglieder dieser Teams sehen die Anleitungen. Einzelne Anleitungen lassen sich zusätzlich Teams zuordnen.
  • Workspace-Admin: sieht alle Anleitungen.
  • Entwürfe: Wer einen Ordner sieht, sieht darin auch Entwürfe und Anleitungen in Prüfung. Mit der Rolle Betrachter (Viewer) lassen sie sich ansehen, aber nicht ändern.

Was jemand mit einer Anleitung tun darf, hängt von der Rolle ab, siehe Rollen und Rechte. Teams und Ordner richtet der Admin ein, siehe Teams und Zugriff auf Ordner. Diese Regeln prüft die Datenbank auf dem Server, nicht nur die App.

  • Link und QR-Code gibt es erst, wenn eine Anleitung veröffentlicht ist. Jeder Link enthält einen zufälligen Schlüssel aus 24 Zeichen. Ohne diesen Schlüssel öffnet sich nichts.
  • Werker sehen nur die freigegebene Fassung. Entsteht gerade eine neue Version, sehen sie weiter die letzte freigegebene.
  • Teams spielen beim Link keine Rolle. Wer den Link hat, öffnet die Anleitung.
  • Mit einem Link-Passwort für einen Ordner oder ein Team fragt GIRI vor dem Öffnen nach einem Passwort, siehe Anleitungen mit Link-Passwort schützen.
  • Anleitungen im Papierkorb oder im Archiv öffnen sich über ihren Link nicht mehr. Ein Gerät, auf dem die Anleitung gespeichert ist, zeigt ohne Netz aber weiter seine Kopie.
  • Einen neuen Link für dieselbe Anleitung kannst du nicht erzeugen. Soll ein Link nicht mehr gelten, setz ein Link-Passwort oder lösche die Anleitung. Eine Kopie mit Duplizieren bekommt einen neuen Link und muss neu freigegeben werden.

Was eine Anleitung sonst verlässt

  • PDF: Wer die Datei hat, sieht ihren Inhalt, siehe Anleitung als PDF exportieren.
  • SCORM-Paket, QR-Blatt, QR-Poster: Sie enthalten den Link mit Schlüssel. Wer sie hat, öffnet die veröffentlichte Fassung.
  • Übersetzung: Wählt jemand eine andere Sprache, gehen die Texte zur maschinellen Übersetzung an DeepL, siehe Wo liegen meine Daten?.

Was GIRI über Personen speichert, steht in Personenbezogene Daten: was GIRI speichert.

Verwandte Artikel