E-Mails bei neuem Feedback

Wozu?

Ohne Mail siehst du Rückmeldungen der Werker nur, wenn du in GIRI nachschaust. Mit der Mail erfährst du sofort davon und kannst reagieren, solange die Frage am Arbeitsplatz noch aktuell ist.

Voraussetzungen

• Du hast Bearbeiten-Recht für die Anleitung, um die Schalter zu ändern.
• Feedback von Werkern erlauben ist in den Einstellungen eingeschaltet. Nur dann erscheinen die Schalter für die E-Mails.

Schritt für Schritt

1. Öffne die Anleitung und klicke auf den Reiter Einstellungen. Am Handy findest du Einstellungen im Menü ⋯ der Anleitung.

   

2. Unter Feedback von Werkern erlauben ist Ersteller per E-Mail benachrichtigen standardmäßig an. Darunter steht, wer die Mail bekommt, zum Beispiel Bei jeder neuen Rückmeldung eine Mail an Mia Wagner – Absender giri@ar-giri.de.

   

3. Schalte Auch Freigeber benachrichtigen ein, wenn zusätzlich die Freigeber die Mail bekommen sollen. Das sind alle Personen mit der Rolle Freigeber (Approver), Technischer Freigeber (Technical Approver), DSGVO-Freigeber (Compliance Approver) oder Datenschutz-Verantwortlicher (Compliance Manager). Ist die Anleitung oder ihr Ordner auf Teams beschränkt, nur die Mitglieder dieser Teams mit einer dieser Rollen.

4. Die Schalter speichern sofort. Sie wirken auch bei einer veröffentlichten Anleitung ohne neue Freigabe.

5. Sendet ein Werker eine Rückmeldung, kommt die Mail sofort. Absender ist GIRI mit giri@ar-giri.de, der Betreff beginnt mit „Neues Feedback zu“ und nennt Anleitung und Schritt. Oben steht der Text auf Deutsch, darunter auf Englisch: Schritt, Art, Name des Werkers, sein Text und ein Link zum Foto oder Video. Bist du im Browser bei GIRI angemeldet, öffnet der Knopf „Feedback ansehen“ die Auswertung der Anleitung. Sonst meldest du dich zuerst an und klickst den Knopf danach noch einmal.

   

Tipps

• Jede Rückmeldung erzeugt eine eigene Mail. Bei viel genutzten Anleitungen hilft eine Regel im Mailprogramm, etwa Absender giri@ar-giri.de und Betreff „Neues Feedback“ in einen eigenen Ordner.
• Alle Empfänger einer Mail stehen gemeinsam im An-Feld und sehen die Adressen der anderen.
• Wie du die Rückmeldungen bearbeitest: Feedback bearbeiten und übernehmen.

Häufige Probleme

• Keine Mail angekommen. Prüfe, ob Ersteller per E-Mail benachrichtigen an ist und wer darunter genannt ist. Sieh im Spam-Ordner nach und frag deine IT, ob Mails von giri@ar-giri.de blockiert werden.
• Die Mail geht an die falsche Person. Sie geht an das Konto, das die Anleitung angelegt hat, bei einer Kopie an die Person, die dupliziert hat. Die Empfänger lassen sich nicht frei wählen.
• Admins oder Ersteller bekommen trotz Auch Freigeber benachrichtigen keine Mail. Der Schalter erreicht nur die vier Freigeber-Rollen. Ersteller (Creator), Teamleiter (Team Admin) und Administrator (Workspace Admin) gehören nicht dazu, obwohl auch sie freigeben dürfen.
• Der Knopf in der Mail zeigt die Aufrufe. Er öffnet die Auswertung ohne bestimmten Reiter. Wechsle auf der Seite in den Reiter Feedback.
• Die Schalter fehlen. Feedback von Werkern erlauben ist aus. Schalte es ein, dann erscheinen die Schalter für die E-Mails.