DSGVO-Auskunft und Löschung

Wozu?

Will eine Person wissen, was GIRI über sie gespeichert hat, oder sollen ihre Daten gelöscht werden, erledigst du das als Admin in wenigen Klicks. Die Auskunft ist eine JSON-Datei, die du weitergeben kannst. Die Löschung entfernt das Konto und ersetzt den Namen in Anleitungen und Protokollen durch einen Platzhalter.

Voraussetzungen

• Du bist Administrator (Workspace Admin).
• Die Person hat ein Konto in deinem Workspace. Für Werker ohne Konto siehe Häufige Probleme.
• Dich selbst kannst du nicht löschen.

Schritt für Schritt

Auskunft herunterladen

1. Öffne Menü → Benutzer & Teams. In der Liste Benutzer hat jede Zeile rechts ein Download-Symbol und, außer bei dir selbst, einen Papierkorb.

   

2. Klicke in der Zeile der Person auf das Download-Symbol (DSGVO-Auskunft (JSON)). GIRI lädt eine JSON-Datei herunter, benannt nach E-Mail-Adresse und Datum.

3. Gib die Datei an die Person weiter. Sie enthält Profil, Team-Mitgliedschaften und offene Einladungen. Dazu kommen die Anleitungen und Versionen, die die Person angelegt, geändert, eingereicht oder freigegeben hat. Außerdem enthalten sind Feedback und Job-Done-Einträge unter ihrem Namen oder ihrer E-Mail-Adresse sowie ihre KI-Importe.

Person löschen

4. Klicke in der Zeile der Person auf den Papierkorb (Nutzer löschen (DSGVO)).

5. Lies die Rückfrage genau und bestätige. GIRI entfernt Login, Profil, Team-Mitgliedschaften und Einladungen der Person. In Anleitungen, Versionen, Freigaben, Feedback und Job-Done-Protokollen steht statt ihres Namens „Gelöschter Nutzer“. Unterschriften in ihren Job-Done-Einträgen werden gelöscht. Die Anleitungen selbst bleiben der Firma erhalten.

   

6. GIRI meldet, wie viele Anleitungen anonymisiert wurden. Die Person verschwindet aus der Liste.

   

Tipps

• Lade vor einer Löschung die Auskunft herunter, wenn ihr einen Nachweis aufbewahren müsst. Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.
• In Feedback und Job-Done-Protokoll findet GIRI nur Einträge, in denen genau der Profilname oder die E-Mail-Adresse steht. Andere Schreibweisen findest du über den CSV-Export, siehe Job-Done-Protokoll und CSV-Export.
• Personen aus der Schulungsliste löschst du unter Schulungen → Personen mit Endgültig löschen – mit allen Nachweisen, siehe Personen anlegen und importieren.
• Für jemanden, der nur eingeladen ist, reicht Einladung zurückziehen.
• Die Löschung erfasst nicht alles: Ein hochgeladenes Profilfoto bleibt als Datei gespeichert, und die Kontaktdaten, die GIRI für die Kundenbetreuung bei HubSpot führt, bleiben dort. Dafür schreib an giri@ar-giri.de. Was GIRI insgesamt speichert, steht in Personenbezogene Daten: was GIRI speichert.

Häufige Probleme

• Bei dir selbst fehlt der Papierkorb. Admins können sich nicht selbst löschen. Das erledigt ein anderer Admin.
• Ein Werker ohne Konto möchte Auskunft oder Löschung. Für Namen, die nur im Job-Done-Protokoll oder im Feedback stehen, gibt es keinen Knopf. Such den Namen im CSV-Export. Für eine Löschung schreib an giri@ar-giri.de.
• Die Person soll nur keinen Zugang mehr haben. Ein Entfernen aus dem Workspace ohne Löschung gibt es nicht. Du kannst ihr die Rolle Betrachter (Viewer) geben und sie aus den Teams nehmen. Anmelden und lesen kann sie dann weiter.
• Die Auskunft ist fast leer. Die Person hat kaum etwas in GIRI getan, oder ihre Einträge stehen unter einem anderen Namen.