Wissen sichern, bevor es das Haus verlässt

Das wichtigste Wissen steht nicht in den Word-SOPs. Es steckt in den Köpfen: die eigentlichen Tricks, die typischen Sonderfälle, die richtige Reaktion, wenn sich die Maschine seltsam verhält. Und es fließt über drei Wege ab.

Die drei Abflüsse

1. Rente und Demografie: Mit der Babyboomer-Welle 2025–2032 gehen erfahrene Wissensträger, und ihr Wissen geht mit.
2. Fluktuation und Wechsel: Techniker und Werker wechseln. Mit jedem Abgang geht Erfahrungswissen verloren.
3. Nie dokumentiert: Ein typischer Satz aus der Praxis lautet: „Doku mit Word ist zu aufwendig, deshalb wird sie nicht gemacht. Das Wissen existiert nur in Köpfen und wird vergessen.“

Der Auslöser: Woran erkennst du das?

• Der „unersetzliche“ Vorarbeiter geht in 2 Jahren in Rente, und es gibt keinen eingearbeiteten Nachfolger.
• Techniker oder Werker kündigen. Mit jedem Wechsel geht Erfahrungswissen.
• Wenn Person X krank ist, läuft die Schicht nur halb so produktiv.
• Bei seltenen Störungen wird immer dieselbe Person gerufen.
• Doku wird „irgendwann“ gemacht, also nie, weil sie mit Word zu aufwendig ist.
• Eure SOPs decken nur einen Teil der Realität ab. Der Rest ist Erfahrungswissen.

So gehst du vor

1. Wissensträger identifizieren: die 3–5 Personen, ohne die nichts läuft.
2. Aufnahmetage planen: nicht als „Schulung“, sondern als „Wir dokumentieren deine Arbeit“.
3. Mit ihnen an die Maschine: zeigen lassen und nachfragen: „Warum machst du das so?“
4. Mit Nachfolgern iterieren: Erst deren Fragen bringen die tiefen Tricks heraus.
5. Bibliothek strukturieren, damit das Wissen auffindbar bleibt.

Der Mehrwert

• Das kritische Wissen ist dokumentiert, bevor es abfließt.
• Nachfolger haben Zugang zu Wissen, nicht nur zu SOPs.
• Mehr Stabilität bei Krankheit, Urlaub und Kündigung
• Wertschätzung: Die Erfahrung der Experten bleibt erhalten.

Typische Anwender

• Mittelstand mit hohem Anteil älterer Beschäftigter
• Teams mit spürbarer Fluktuation (Service, Logistik, Fertigung)
• Branchen mit langer Einarbeitungszeit (Maschinenbau, Spezialfertigung)
• Anlagen, die seit über 20 Jahren laufen und viel Erfahrungswissen tragen

Was du vermeiden willst

• Warten, bis der Experte kündigt oder die Rente ankündigt. Dann ist es zu spät.
• Den Experten allein dokumentieren lassen. Geh mit ihm an die Maschine.
• Denken, SOPs reichen. Erst die Fragen holen das implizite Wissen heraus.
• Wissenssicherung als HR-Projekt sehen. Es ist ein Produktivitätsprojekt.

Das misst du

Halte die Werte vor dem Start fest und vergleiche sie nach einigen Wochen.

• Abdeckung: Für wie viele kritische Tätigkeiten der Wissensträger gibt es eine veröffentlichte Anleitung?
• Abhängigkeit: Wie oft bei seltenen Störungen dieselbe Person gerufen wird.
• Fragen der Nachfolger: Wie viele über Frage oder Vorschlag kommen und wie viele davon erledigt sind (Feedback bearbeiten und übernehmen).

So setzt du es in GIRI um

1. Nimm am Aufnahmetag direkt an der Maschine auf, mit Handy oder Tablet (Schritte mit der Kamera aufnehmen).

   

2. Halte Sonderfälle und Tricks im Schritttext fest. Was gefährlich ist, bekommt einen Warnhinweis (Schritte bearbeiten).

3. Gib die Anleitung den Nachfolgern. Ihre Fragen schicken sie über Frage oder Vorschlag. Was der Experte darauf antwortet, ergänzt du im passenden Schritt (Feedback bearbeiten und übernehmen).

   

4. Lege Ordner pro Bereich oder Anlage an. Die Suche findet auch Text in den Schritten (Ordner anlegen, Anleitungen finden).

5. Liegen alte SOPs als PDF vor, macht GIRI daraus einen ersten Entwurf, den du mit dem Erfahrungswissen ergänzt (Aus PDF oder Fotos erstellen).