Anleitung als PDF exportieren

Wozu?

Manchmal muss es Papier sein: für ein Audit, für die Ablage oder für einen Arbeitsplatz ohne Bildschirm. Das PDF im Stil einer SOP ist eine Momentaufnahme. Die immer aktuelle Fassung bleibt die Anleitung in GIRI.

Voraussetzungen

• In der Liste: Bearbeiten-Recht oder Teilen-Recht für die Anleitung. In der geöffneten Anleitung steht der Menüpunkt im Menü ⋯.
• Für eine andere Sprache als das Original: Internet, denn DeepL übersetzt vorher.
• Jeder Status geht: Entwurf, In Prüfung oder Veröffentlicht.

Schritt für Schritt

1. Öffne das Menü: in der Liste auf der Karte ⋯ und dann PDF, in der geöffneten Anleitung ⋯ und dann PDF herunterladen.

   

2. Wähle unter PDF-Sprache Original oder eine der 13 Sprachen. Ein ✓ bedeutet: schon übersetzt. Ein ↻ bedeutet: Der Text hat sich seitdem geändert, GIRI übersetzt neu. Fehlende Übersetzungen erstellt DeepL vorher, GIRI zeigt dabei Übersetze ….

   

3. GIRI baut das PDF (PDF wird erstellt …) und lädt es herunter. Der Dateiname enthält Titel, Version und bei Übersetzungen das Sprachkürzel, zum Beispiel flansch-auf-vorrichtung-spannen-v3.pdf.

Was im PDF steht

• Auf jeder Seite oben dein Logo oder Firmenname aus dem Branding und Arbeitsanleitung / SOP, unten Dokumentnummer, Version, Status, Datum und Seitenzahl.
• Ein Deckblatt mit Titel, Erstellt von und sechs Feldern: Version, Status, Technische Freigabe, DSGVO-Freigabe, Schritte und Checkliste. Darunter bei Kapiteln ein Verzeichnis mit Seitenzahlen und die Änderungshistorie mit den letzten sechs Einträgen.
• Jedes Kapitel beginnt auf einer neuen Seite. Jeder Schritt steht mit Nummer, Bild samt Markierungen, Titel, Beschreibung und Warnhinweis da. Videos erscheinen als bis zu drei Standbilder.
• Schritte, die Werker laut Checkliste bestätigen, bekommen ein Kästchen Bestätigt.
• Am Ende Linien für Unterschrift Ausführender mit Name, Datum und Unterschrift.

Tipps

• Für Werker ist der Link oder QR-Code meist besser: Er zeigt immer die freigegebene Version mit Videos. Einen Vergleich findest du unter Link, App oder PDF.
• Ersetze ausgedruckte PDFs, wenn eine neue Version freigegeben ist. Die Version steht in der Fußzeile jeder Seite.
• Eine Übersetzung, die beim PDF entsteht, speichert GIRI. Bei einer veröffentlichten Anleitung bekommen Werker diese Sprache danach ohne Wartezeit.
• Fett, Listen und Links erscheinen im PDF als einfacher Text, Links mit der Adresse in Klammern.

Häufige Probleme

• Im PDF steht Entwurf oder eine Änderung, die noch nicht freigegeben ist. Das PDF zeigt den Arbeitsstand. Exportiere die freigegebene Fassung, bevor du mit der nächsten Version beginnst, oder warte auf die Freigabe.
• Die Übersetzung bricht ab. Ohne Internet kann DeepL nicht übersetzen. Versuche es mit Verbindung noch einmal oder wähle Original.
• Im PDF fehlen Bilder. Das Gerät konnte sie nicht laden, zum Beispiel ohne Netz oder weil eine Aufnahme noch nicht hochgeladen ist. Exportiere mit Verbindung erneut.
• In der Liste fehlt PDF. Betrachter haben weder Bearbeiten- noch Teilen-Recht. Frag jemanden mit einem dieser Rechte.