Schulungen in GIRI: Überblick und Freischaltung

Mit Schulungen weist du nach, wer welche Anleitung durchgearbeitet und mit seiner Unterschrift bestätigt hat, und siehst in einer Matrix, wer wofür geschult ist. Für die Freischaltung schreib an giri@ar-giri.de.

1. 1Personen anlegenEinzeln oder aus Excel, ohne GIRI-Konto.
2. 2Schulungspflicht festlegenWelche Anleitung, welche Abteilung, wie lange gültig.
3. 3VerteilenQR-Code, Link, Schulung senden oder Gruppe schulen.
4. 4BestätigenDurcharbeiten und mit der Unterschrift bestätigen.
5. 5Matrix und NachweiseSehen, wer geschult ist, und als PDF exportieren.

Was Schulungen können

• Personenliste: Personen einzeln anlegen oder aus Excel oder CSV importieren. Werker brauchen dafür kein GIRI-Konto und keine E-Mail.
• Schulungspflicht: Jede Anleitung kann eine Schulung sein, mit Typ, Abteilung, Mindestanzahl geschulter Personen und Gültigkeit.
• Nachweis mit Unterschrift: Am Ende der Schulung bestätigt die Person mit ihrer Unterschrift. GIRI speichert Datum, Version, Ergebnis und wie die Person bestätigt hat.
• Matrix: Wer ist wofür geschult, was läuft bald ab, wo fehlen Personen zur Mindestanzahl.
• Exporte: Qualifikationsnachweis je Person, Schulungsnachweis je Schulung und Teilnehmerliste je Gruppenschulung als PDF, dazu Excel und CSV.
• Verteilen: über Link und QR-Code der Anleitung, mit Schulung senden, als Gruppe schulen am Tablet und bei der Anmeldung Nummer + PIN über Meine Schulungen. Für ein externes LMS gibt es das SCORM-Paket.

Freischaltung

Ohne Freischaltung gibt es keinen Menüpunkt Schulungen, und in den Einstellungen einer Anleitung fehlt der Schalter Als Schulung nachweisen. Nach der Freischaltung finden Admins, QM und Teamleiter Schulungen im Menü und am PC auf der Startseite unter Hilfe & Training. Ein Workspace, der Schulungen neu bekommt, startet mit der Anmeldung Nummer + PIN. Das kann ein Admin jederzeit umstellen, siehe Name wählen oder Nummer + PIN.

Wer darf was

Wer	Was
Administrator (Workspace Admin)	alles: Personen, Schulungen, Nachweise, Einstellungen, PIN-Karten
QM: Workspace-Rolle Freigeber (Approver), DSGVO-Freigeber (Compliance Approver) oder Datenschutz-Verantwortlicher (Compliance Manager)	alle Personen, Schulungen und Nachweise lesen und exportieren
Teamleiter (Team Admin) eines Teams	die Personen der Abteilung lesen, die so heißt wie das Team, dazu Schulung senden und Gruppe schulen.
Werker	kein Zugang zur Seite; sie bestätigen Schulungen in der Werker-Ansicht, ohne GIRI-Konto

Lesende sehen oben auf der Seite einen Hinweis wie Nur lesen – Änderungen macht ein Admin.

Begriffe

• Person: ein Eintrag in der Personenliste, kein GIRI-Konto.
• Schulung: eine Anleitung mit Schulungspflicht. Nachweise entstehen erst, wenn sie veröffentlicht ist.
• Nachweis: die bestätigte Schulung einer Person. Er gilt für jede Version der Anleitung.
• Status: geschult, läuft ab (in den nächsten 30 Tagen), abgelaufen oder nicht geschult.
• Abteilung: verbindet Personen, Schulungen und Teamleiter. Groß- und Kleinschreibung zählen nicht.

So startet ihr

1. Personen anlegen und importieren
2. Schulungspflicht festlegen
3. Anmeldung wählen und bei Nummer + PIN die PIN-Karten drucken
4. Verteilen: QR-Code oder Link, Schulung senden, Gruppe schulen, Meine Schulungen
5. Matrix lesen und Nachweise exportieren

Grenzen

• GIRI verschickt selbst keine Mails und keine Erinnerungen zu Schulungen. Schulung senden öffnet dein WhatsApp oder Mailprogramm oder kopiert den Text.
• Es gibt kein Quiz und keine Lernpfade.
• In der Vorschau entsteht kein Nachweis.
• Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur mit dem Finger.
• Eine neue Version der Anleitung setzt bestehende Nachweise nicht zurück.