Personenbezogene Daten: was GIRI speichert

Was GIRI speichert

Bereich	Daten	Wann
Konten	Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Team-Mitgliedschaften, optional Profilfoto, Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung. Bei Einladungen: Adresse, Rolle, wer wann eingeladen hat.	Für alle, die in GIRI arbeiten
Anleitungen	Wer angelegt, zuletzt geändert, eingereicht und freigegeben hat, mit Datum, auch in den Versionen	Bei jeder Änderung und Freigabe
Job-Done-Protokoll	Der Name, den der Werker eintippt, Start und Ende, das Ergebnis jedes Schritts mit Uhrzeit, Notizen und Fotos zu Nicht OK und Hinweis, die Version und, wenn eingeschaltet, die Unterschrift	Nur bei Anleitungen mit Checkliste
Aufrufe	Kein Name. Zeitpunkt, Dauer, gesehene Schritte, ob bis zum Ende angesehen, Gerätetyp (iOS, Android, Mac, Windows, andere)	Bei jedem Öffnen einer veröffentlichten Anleitung
Feedback	Text, optional Foto oder Video, Schritt, Zeitpunkt. Der Name ist freiwillig.	Wenn jemand Feedback schickt
Schulungen	Personenliste mit Name, Personalnummer, Abteilung, optional E-Mail, Handynummer und Sprache, bei Nummer + PIN auch die Anmelde-Nr.. Nachweise mit Zeitpunkt und Unterschrift. PINs nur als Hash, nie im Klartext.	Nur wenn GIRI Schulungen freigeschaltet hat
Technik	App-Starts, Fehler und langsame Seitenwechsel mit Nutzer-ID, Gerätetyp und Browser; nach 30 Tagen gelöscht. Jeder KI-Import mit Person, Zeitpunkt und Modell. Einladungs- und Abo-Mails mit Empfänger und Zeitpunkt. Anmeldungen per QR-Code mit Gerätetyp.	Laufend
Kundenbetreuung durch GIRI	Zu jedem Konto E-Mail-Adresse, Name, Nutzerkennung, Datum der zuletzt angelegten Anleitung und Zahl der Aufrufe der Anleitungen, die die Person angelegt hat, übertragen an HubSpot. Bei jedem neuen Konto eine Mail an GIRI mit Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Workspace.	Laufend

Zwei Details zu gemeinsam genutzten Geräten: Ein Gerät merkt sich den Namen, den ein Werker zuletzt eingetippt hat, und schlägt ihn beim nächsten Mal vor. Im Feedback steht dieser Name vorausgefüllt, der Werker kann ihn löschen. Bei Schulungen mit Nummer + PIN merkt sich das Gerät keinen Namen.

Wer was sieht

• Alle Angemeldeten, auch Betrachter (Viewer), sehen die Namen in den Anleitungen, die sie öffnen dürfen, etwa wer sie erstellt und freigegeben hat.
• Personen mit Bearbeiten-Recht finden in der Anleitung den Reiter Auswertung und bearbeiten dort das Feedback.
• Admins sehen alles und geben DSGVO-Auskunft oder löschen, siehe DSGVO-Auskunft und Löschung.
• Schulungsdaten verwalten Admins. Lesen dürfen auch Personen mit der Workspace-Rolle Freigeber (Approver), DSGVO-Freigeber (Compliance Approver) oder Datenschutz-Verantwortlicher (Compliance Manager) sowie Teamleiter für ihre Abteilung.
• Werker ohne Konto sehen keine Protokolle, Aufrufe oder Feedback anderer.

Wie lange Daten bleiben

• GIRI löscht Aufrufe, Job-Done-Protokolle und Feedback nicht automatisch. In der App lassen sie sich auch nicht einzeln löschen.
• Gelöschte Anleitungen bleiben 30 Tage im Papierkorb und werden danach archiviert, mit Versionen, Protokollen und Nachweisen. Endgültig löschen gibt es in der App nicht, siehe Papierkorb und Archiv.
• Löschen nach DSGVO: Admins löschen Personen mit Konto selbst. Personen der Schulungsliste löschen Admins mit allen Nachweisen unter Schulungen → Personen. Für alles andere schreib an giri@ar-giri.de.

Weitere Informationen

• Wo die Daten liegen und welche Dienstleister beteiligt sind: Wo liegen meine Daten?.
• Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag: in der App unter Menü → Datenschutz & AVV.
• Für Gespräche mit dem Betriebsrat: Informationen für den Betriebsrat.
• Diese Seite beschreibt, was GIRI tut. Die rechtliche Bewertung, etwa welche Löschfristen für euch gelten, liegt bei euren eigenen Fachleuten, zum Beispiel euren Datenschutzbeauftragten.