So funktioniert die Freigabe

Werker sehen eine Anleitung erst, wenn zwei Freigaben erteilt sind: die Technische Freigabe und die DSGVO-Freigabe. Die zweite Freigabe veröffentlicht sie sofort.

1. EntwurfDu nimmst auf und bearbeitest. Werker sehen nichts.
2. In PrüfungEingereicht, wartet auf die Freigaben.
3. Technische FreigabeAblauf richtig, vollständig, sicher?DSGVO-FreigabePersonen oder Namen auf Fotos und Videos?

   Reihenfolge egal. Die zweite Freigabe veröffentlicht.

4. VeröffentlichtWerker öffnen sie per Link und QR-Code.

Zurückschicken mit Grund: zurück in den Entwurf, beide Freigaben werden zurückgesetzt.

Die drei Stufen

Stufe	Was passiert	Was Werker sehen
Entwurf	Du nimmst auf und bearbeitest.	Nichts. Der Link funktioniert noch nicht.
In Prüfung	Die Anleitung ist eingereicht und wartet auf die Freigaben.	Nichts.
Veröffentlicht	Beide Freigaben sind erteilt.	Die Anleitung über Link und QR-Code, ohne Login.

Das gilt für eine neue Anleitung. Wird eine veröffentlichte Anleitung überarbeitet, sehen Werker während Entwurf und Prüfung weiter die gültige Version.

Zwei Freigaben, Reihenfolge egal

• Die Technische Freigabe bestätigt den Inhalt: Ist der Ablauf richtig, vollständig und sicher?
• Die DSGVO-Freigabe ist für den Datenschutz gedacht. Zum Beispiel: Sind auf Fotos und Videos Personen, Namen oder andere persönliche Daten zu sehen?

Die Reihenfolge ist egal. GIRI speichert jede Freigabe mit Name und Uhrzeit.

Wer was darf

Rolle	Technische Freigabe	DSGVO-Freigabe
Administrator (Workspace Admin)	ja	ja
Teamleiter (Team Admin)	ja	ja
Ersteller (Creator)	ja	ja
Freigeber (Approver)	ja	ja
Technischer Freigeber (Technical Approver)	ja	nein
DSGVO-Freigeber (Compliance Approver)	nein	ja
Datenschutz-Verantwortlicher (Compliance Manager)	nein	ja
Bearbeiter (Editor)	nein, nur einreichen	nein
Betrachter (Viewer)	nein	nein

Rollen gelten pro Team. Eine Person kann also in einem Team freigeben und in einem anderen nicht. Mehr dazu in Rollen und Rechte.

Wer beide Rechte hat, veröffentlicht allein mit Freigeben & veröffentlichen, auch die eigene Anleitung. GIRI erzwingt kein Vier-Augen-Prinzip. Soll immer eine zweite Person prüfen, darf niemand, der Anleitungen erstellt, beide Freigaberechte haben. Mit der Rolle Bearbeiter (Editor) zum Beispiel reicht jemand nur ein und gibt nicht frei.

Wo offene Freigaben auftauchen

GIRI verschickt keine E-Mails beim Einreichen, Freigeben oder Zurückschicken. Offene Aufgaben stehen auf der Startseite unter Für dich:

• Wartet auf deine Freigabe sehen alle, die eine noch fehlende Freigabe geben dürfen.
• Zurückgeschickt sieht die Person, die die Anleitung erstellt hat, zusammen mit dem Grund.

Eilt es, sag den Freigebern direkt Bescheid.

Zurückschicken und Änderungen während der Prüfung

• Wer zurückschickt, muss einen Grund angeben. Die Anleitung geht zurück in den Entwurf, beide Freigaben werden zurückgesetzt. Der Grund steht im Verlauf unter Versionen.
• Ändert jemand während der Prüfung Schritte, Texte oder den Titel, steht die Anleitung ohne Hinweis wieder im Entwurf. Auch dann fehlen wieder beide Freigaben.

Nach der Veröffentlichung

• Die Versionsnummer steigt um eins. Link und QR-Code bleiben gleich.
• Änderst du eine veröffentlichte Anleitung, beginnt die nächste Version als Entwurf. Werker sehen bis zur nächsten Freigabe die gültige Version. In GIRI zeigt v3 live, welche das ist. Siehe Veröffentlichte Anleitung überarbeiten.
• Jede freigegebene Version bleibt gespeichert, mit Änderung, Einreichung und Freigaben. Siehe Versionen ansehen und wiederherstellen.

Unterschiede zwischen PC und Handy

• Am PC fragt GIRI vor der letzten Freigabe noch einmal nach, zum Beispiel: Damit ist v1 sofort für alle Werker gültig. Jetzt freigeben?
• Am Handy gibt es diese Rückfrage nicht. Der Knopf oder der Hinweis darüber sagt vorher, dass die Anleitung damit sofort live ist.
• Freigeben braucht eine Internetverbindung. Nur einreichen geht am Handy auch ohne Netz.

So geht es praktisch: Zur Freigabe einreichen und Prüfen, freigeben oder zurückschicken.