Überblick
Informationen für den Betriebsrat
Was GIRI über Beschäftigte erfasst, wer es sieht, was sich pro Anleitung einstellen lässt und welche Fragen sich vor dem Start stellen.
Kurz gesagtGIRI erfasst Daten, die sich einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen: vor allem Namen, Zeiten und Ergebnisse im Job-Done-Protokoll und, wenn freigeschaltet, Schulungsnachweise. Wie ihr das im Betrieb regelt und ob der Betriebsrat mitbestimmt, bewerten eure eigenen Fachleute.
Hier geht es um die Daten, die sich einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen. Die vollständige Liste steht in Personenbezogene Daten: was GIRI speichert.
Was GIRI über Beschäftigte erfasst
- Konten: Wer in GIRI Anleitungen erstellt, prüft oder in der App liest, hat ein Konto mit Name, E-Mail-Adresse und Rolle. Bei jeder Änderung und Freigabe einer Anleitung speichert GIRI, wer es war und wann.
- Job-Done-Protokoll: nur bei Anleitungen mit Checkliste. Der Werker tippt vor dem Start seinen Namen ein, das Feld ist Pflicht. GIRI speichert Start und Ende, das Ergebnis jedes Schritts mit Uhrzeit, Notizen und Fotos zu Abweichungen und, wenn eingeschaltet, die Unterschrift. Daraus lassen sich Dauer und Abweichungen eines Durchlaufs einer Person zuordnen.
- Aufrufe: ohne Namen. GIRI zählt Zeitpunkt, Dauer, gesehene Schritte und Gerätetyp.
- Feedback: Der Name ist freiwillig.
- Schulungen: nur wenn GIRI sie für euch freischaltet. Dann speichert GIRI eine Personenliste und für jede bestätigte Schulung einen Nachweis mit Unterschrift.
- Technik: App-Starts, Fehler und langsame Seitenwechsel speichert GIRI mit Nutzer-ID, Gerätetyp und Browser und löscht sie nach 30 Tagen.
- Kundenbetreuung durch GIRI: Zu jedem Konto gehen E-Mail-Adresse, Name, das Datum der zuletzt angelegten Anleitung und die Zahl der Aufrufe der Anleitungen, die die Person angelegt hat, an HubSpot, siehe Wo liegen meine Daten?.
Wer das sieht
- Schulungsdaten verwalten Admins. Lesen dürfen auch Personen mit der Workspace-Rolle Freigeber (Approver), DSGVO-Freigeber (Compliance Approver) oder Datenschutz-Verantwortlicher (Compliance Manager) sowie Teamleiter für ihre Abteilung.
- Werker ohne Konto sehen keine Protokolle anderer.
Was sich einstellen lässt
- Checkliste pro Anleitung: ohne Checkliste aktivieren entsteht kein Job-Done-Protokoll, nur anonyme Aufrufe.
- Unterschrift pro Anleitung: Mit Unterschrift abschließen lässt sich ein- und ausschalten.
- Feedback pro Anleitung: Feedback von Werkern erlauben lässt sich ausschalten. Der Name im Feedback ist immer freiwillig.
- Was ins Namensfeld kommt: Das Feld ist freier Text. Ihr könnt vereinbaren, was dort steht, etwa ein Kürzel oder eine Personalnummer.
- Anmeldung bei Schulungen: Name wählen oder Nummer + PIN mit persönlicher Karte, siehe Name wählen oder Nummer + PIN.
- Rollen: Wer Admin ist und wer welche Rolle hat, legt der Workspace-Admin fest, siehe Rollen und Rechte.
Aufbewahrung und Löschung
GIRI löscht Job-Done-Protokolle, Aufrufe und Feedback nicht automatisch. Anleitungen werden nicht endgültig gelöscht, sondern nach 30 Tagen im Papierkorb mit ihren Protokollen archiviert. Personen mit Konto löschen Admins selbst, die Namen in Protokollen werden dabei anonymisiert, siehe DSGVO-Auskunft und Löschung. Für Namen von Werkern ohne Konto und für Löschfristen schreib an giri@ar-giri.de.
Vor dem Start klären
Ob der Einsatz von GIRI bei euch mitbestimmungspflichtig ist und was eine Vereinbarung regeln sollte, bewerten eure eigenen Fachleute, etwa Personalabteilung, Datenschutzbeauftragte oder Rechtsberatung. Die Angaben auf dieser Seite helfen bei Fragen wie diesen: Wofür nutzt ihr Job-Done-Protokolle und Schulungsnachweise? Wer bekommt ein Konto mit welcher Rolle? Was kommt ins Namensfeld? Wann löscht ihr Daten? Fragen zur Technik beantworten wir gern: giri@ar-giri.de.