Personen einladen und Rollen vergeben

Wozu?

Wer in GIRI Anleitungen lesen, erstellen oder freigeben soll, braucht ein Konto in deinem Workspace. Das bekommt die Person über deine Einladung. Werker, die Anleitungen nur per Link oder QR-Code öffnen, musst du nicht einladen.

Voraussetzungen

• Du bist Administrator (Workspace Admin). Nur Admins sehen im Menü den Bereich Verwaltung.
• Du kennst die E-Mail-Adresse der Person. Die Domain spielt keine Rolle, auch externe Adressen gehen.
• Die Person nutzt GIRI noch nicht in einem anderen Workspace.

Schritt für Schritt

1. Öffne Menü → Benutzer & Teams. Oben steht die Karte Benutzer mit allen Personen im Workspace.

   

2. Klicke auf Einladen. Der Dialog Benutzer einladen öffnet sich.

3. Trag die E-Mail der Person ein.

4. Wähle die Rolle. Vorausgewählt ist Ersteller (Creator). Unter jeder Rolle steht ein Satz, was sie darf. Teamleiter (Team Admin), Bearbeiter (Editor) und die einzelnen Freigabe-Rollen findest du unter Weitere Rollen. Welche Rolle passt, steht in Rollen und Rechte.

   

5. Wähle die Sprache der Mail. Die Mail enthält Deutsch und Englisch, die gewählte Sprache steht oben.

6. Klicke auf Einladen. GIRI schickt die Einladungs-Mail. Die Person steht nun unter Offene Einladungen, mit Rolle, Datum der Einladung und Zeitpunkt der letzten Mail.

   

7. Die Person öffnet die Mail, meldet sich mit einem Code an und landet mit der gewählten Rolle in deinem Workspace. Danach steht sie in der Liste Benutzer. Wie das für sie aussieht, steht in Einladung annehmen.

   

Rolle später ändern

8. Wähle in der Liste Benutzer bei der Person eine andere Rolle. GIRI speichert sofort und zeigt darunter den Satz zur neuen Rolle. Deine eigene Rolle ist gesperrt, die ändert ein anderer Admin.

   

Einladung erneut senden oder zurückziehen

9. Ist die Mail nicht angekommen, klicke bei der Einladung auf Erneut senden. GIRI schickt sie noch einmal.
10. Zum Zurückziehen klicke auf das × neben der Einladung (Einladung zurückziehen) und bestätige. Meldet sich die Person danach trotzdem an, landet sie nicht in deinem Workspace.

Tipps

• Einladungen laufen nicht ab. Sie bleiben offen, bis die Person sich anmeldet oder du sie zurückziehst. Der Anmelde-Code, den die Person beim Anmelden anfordert, gilt 60 Minuten.
• Die Rolle einer offenen Einladung änderst du, indem du dieselbe Adresse noch einmal mit der neuen Rolle einlädst. Die neue Einladung ersetzt die alte.
• Teams vergibst du getrennt, siehe Teams und Zugriff auf Ordner.
• Hast du ein Paket mit Karte gekauft, zählt GIRI mit: Konten und offene Einladungen mit der Rolle Administrator (Workspace Admin), Teamleiter (Team Admin), Ersteller (Creator) oder Bearbeiter (Editor) gelten als Ersteller, alle anderen als Lesende. Ist das Paket voll, erscheint Paket ausgeschöpft.
• Pro Adresse geht höchstens eine Mail pro Minute und fünf in 24 Stunden raus. Pro Workspace sind es 30 Einladungs-Mails in 24 Stunden, bei Kunden und bei Testzugängen, die GIRI eingerichtet hat, 200.

Häufige Probleme

• Die Adresse nutzt GIRI schon in einem anderen Workspace. Jede Adresse gehört zu genau einem Workspace. GIRI schickt dann keine Mail, und die Einladung in der Liste bewirkt nichts. Schreib an giri@ar-giri.de, wir ziehen das Konto zu euch um.
• Die Person ist schon im Workspace. GIRI lädt sie nicht doppelt ein. Ändere stattdessen ihre Rolle in der Liste.
• Die Mail kommt nicht an. Die Einladung kommt von giri@ar-giri.de, der Anmelde-Code von giri-go@ar-giri.de. Die Person sieht im Spam-Ordner nach, und eure IT lässt beide Absender zu. Mehr in Der Anmelde-Code kommt nicht an.
• Gerade erst gesendet oder Limit erreicht. Warte eine Minute bzw. bis zu 24 Stunden. Brauchst du mehr Einladungen auf einmal, schreib an giri@ar-giri.de.
• Jemand soll keinen Zugang mehr haben. Ein Entfernen aus dem Workspace gibt es nicht. Mit Nutzer löschen (DSGVO) löschst du die Person endgültig, siehe DSGVO-Auskunft und Löschung. Mit der Rolle Betrachter (Viewer) kann sie nichts mehr ändern, sich aber weiter anmelden und lesen.